Conditions Générales De
Vente et de Service

Préambule

Les présentes conditions générales (ci-après « Conditions Générales » ou « CGD ») régissent les relations contractuelles entre : OfficePlus SRL, société de domiciliation agréée par le SPF Économie, dont le siège est établi à Bergensesteenweg 421-14,
1600 Sint-Pieters-Leeuw, inscrite à la BCE sous le numéro [1004.519.924] (ci-après le « Prestataire »ou« Domiciliataire»)

ET

toute personne physique ou morale (ci-après « Client », « Domicilié » ou « Affilié ») ayant souscrit à un contrat de domiciliation et/ou aux services proposés par OfficePlus. Le Prestataire et le Domicilié sont ci-après dénommés collectivement les « Parties ». Toute domiciliation ou prestation implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGD, qui forment un tout indissociable avec le contrat de service signé entre les parties.

Article 1 – Objet et champ d’application

Les présentes Conditions Générales définissent le cadre juridique applicable aux services de domiciliation proposés par OfficePlus, comprenant notamment la domiciliation du siège social du Domicilié, la réception et la gestion du courrier, l’accès aux espaces de coworking, la mise à disposition de salles de réunion ainsi que tout autre service complémentaire convenu entre les parties.

La domiciliation consiste en une mise à disposition de services et d’une adresse administrative, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en Belgique. Elle ne confère au Domicilié aucun droit de jouissance privative sur les locaux et ne constitue en aucun cas un bail commercial, un bail professionnel, un contrat de location ou une convention d’occupation d’un bien immobilier.

Les prestations fournies par OfficePlus relèvent exclusivement d’une offre de services destinée à accompagner l’activité administrative, professionnelle et commerciale du Domicilié, selon les modalités définies dans le présent contrat et ses éventuelles annexes.

Article 2 – Définitions

Domiciliataire (ou Prestataire) : OfficePlus SRL, société agréée de domiciliation.

Domicilié (ou Client) : personne physique ou morale bénéficiant des services OfficePlus.

Adresse de domiciliation : adresse légale du siège social ou succursale.

Services complémentaires : services optionnels (coworking, salles, réexpédition, etc.).

UBO (Ultimate Beneficial Owner) : bénéficiaire(s) effectif(s) du Client.

Contrat de domiciliation : contrat conclu entre OfficePlus et le Client définissant les services souscrits.

Adresse administrative : adresse mise à disposition pour les besoins du siège social ou de la correspondance professionnelle.

Courrier : tout courrier postal reçu au nom du Client.

Services : ensemble des prestations proposées par OfficePlus.

Article 3 – Cadre légal et agrément

OfficePlus agit dans le respect de l’Arrêté Royal du 12 juin 2017 et de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Le Prestataire est titulaire d’un agrément officiel délivré par le SPF Économie. Le Prestataire est tenu de procéder à l’identification et la vérification des clients et de leurs UBO. En cas de soupçon d’activités illicites, OfficePlus se réserve le droit de résilier immédiatement la convention et d’en informer les autorités compétentes.

Article 4 – Services proposés

Dans le cadre du présent contrat, OfficePlus met à disposition du Domicilié un ensemble de services liés à la domiciliation administrative et aux services associés, comprenant notamment :

• la mise à disposition d’une adresse administrative pour le siège social du Domicilié ;
• la réception, le traitement, la numérisation et, le cas échéant, la réexpédition du courrier selon les modalités convenues ;
• l’accès aux espaces de coworking et aux espaces communs, conformément aux conditions d’utilisation applicables ;
• la mise à disposition ponctuelle de salles de réunion sur réservation et selon les disponibilités ;
• l’accès à certaines infrastructures et facilités techniques (notamment Wi-Fi, équipements d’impression et services similaires) ;
• les services d’entretien et de nettoyage des espaces communs ;
• un service d’accueil et un support administratif, dans les limites des prestations convenues.

Les services fournis dans le cadre du présent contrat constituent exclusivement des prestations de services et sont destinés à un usage administratif, professionnel ou occasionnel selon les modalités convenues entre les parties. Ils ne confèrent au Domicilié aucun droit réel ou personnel de jouissance sur les locaux d’OfficePlus et ne constituent en aucun cas un bail commercial, un bail professionnel, une location de bureaux ou une convention d’occupation immobilière.

La mise à disposition de l’adresse par OfficePlus dans le cadre d’un contrat de domiciliation permet uniquement au Domicilié de disposer d’une adresse administrative conformément aux services contractuellement convenus. Sauf accord écrit préalable d’OfficePlus et conclusion d’une convention spécifique, cette domiciliation ne permet pas au Domicilié d’utiliser cette adresse comme lieu d’exploitation effectif, établissement opérationnel, unité d’établissement, agence, succursale ou représentation impliquant l’exercice habituel d’une activité professionnelle dans les locaux d’OfficePlus.

La domiciliation administrative ne constitue pas une autorisation :

• d’occuper les locaux de manière permanente ou exclusive ;
• d’y installer du personnel propre au Domicilié ;
• d’y recevoir régulièrement des clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux ;
• d’y exercer une activité opérationnelle ou commerciale nécessitant une présence physique permanente ;
• d’y créer une implantation économique distincte.

Toute utilisation de l’adresse ou des locaux dépassant le cadre strict de la domiciliation administrative devra faire l’objet d’un accord écrit préalable d’OfficePlus et, le cas échéant, de la conclusion d’une convention spécifique relative à la mise à disposition d’un espace de travail, d’un service de coworking ou de toute autre prestation adaptée.

Article 4.1 Courrier et scan

OfficePlus peut recevoir les courriers recommandés, actes judiciaires, notifications d’huissiers ou documents officiels adressés au Client. Sauf accord spécifique, OfficePlus n’est pas tenue d’accepter ou de signer des documents engageant juridiquement le Client.

OfficePlus se réserve le droit de refuser les colis volumineux, marchandises, espèces, objets de valeur ou tout envoi nécessitant une conservation particulière.

Le Client ayant souscrit à une formule incluant la réexpédition postale de son courrier peut choisir la fréquence d’envoi parmi les options proposées par OfficePlus, à savoir : une fois par semaine, deux fois par mois ou une fois par mois. Les réexpéditions seront effectuées conformément à la fréquence choisie dans le contrat.

Toutefois, afin d’assurer une gestion correcte du courrier et d’éviter toute saturation de la boîte postale du Client, OfficePlus se réserve le droit d’effectuer une réexpédition supplémentaire lorsque le volume de courrier reçu le justifie, même si cette fréquence dépasse celle initialement choisie par le Client.

Les réexpéditions sont effectuées avec un service de suivi postal à l’adresse communiquée par le Client. Le Client est seul responsable de l’exactitude et de la mise à jour de l’adresse de réexpédition.

Les frais de port liés à la réexpédition du courrier ne sont pas inclus dans le prix du service de domiciliation et feront l’objet d’une facturation complémentaire selon les tarifs postaux en vigueur au moment de l’envoi.

Lorsque le Client a souscrit une formule incluant la numérisation du courrier, le Client autorise expressément OfficePlus à procéder aux opérations nécessaires au traitement de son courrier reçu à l’adresse de domiciliation. Cette autorisation comprend notamment :

• l’ouverture des enveloppes et plis postaux reçus au nom du Client à cette adresse ;
• la numérisation du contenu des courriers reçus ;
• le stockage temporaire des copies numériques sur une plateforme ou un environnement informatique sécurisé utilisé par OfficePlus ;
• la transmission des documents numérisés au Client par voie électronique, selon les modalités prévues dans l’offre souscrite.

L’autorisation d’ouverture et de numérisation du courrier est strictement limitée aux prestations convenues dans le cadre du présent contrat. OfficePlus s’engage à traiter les documents reçus avec la confidentialité requise et à ne pas utiliser les informations contenues dans les courriers à d’autres fins que l’exécution des services convenus. OfficePlus ne vérifie pas le contenu, la nature ou la valeur juridique des documents numérisés.

Le Client reconnaît que le service de numérisation constitue une prestation de traitement administratif du courrier et ne constitue pas une conservation permanente d’archives. Le Client demeure seul responsable de la sauvegarde, de l’archivage et de la conservation durable des documents transmis sous format électronique.

OfficePlus agit exclusivement en qualité de prestataire de services chargé de la réception, du traitement et de la transmission du courrier. Sous réserve de ses obligations légales et contractuelles, OfficePlus ne pourra être tenue responsable des pertes, retards, détériorations, erreurs d’acheminement ou incidents résultant des services postaux, des transporteurs, des outils numériques utilisés ou de tout autre tiers intervenant dans le processus de transmission.

Article 5 – Services complémentaires

Des services additionnels peuvent être proposés : location d’espaces privatifs, permanence téléphonique, assistance administrative, domiciliation secondaire, etc. Ces services sont facturés séparément selon les tarifs en vigueur au moment de la demande.

Article 6 – Obligations du Domicilié

Le Client s’engage à respecter l’ensemble des obligations légales, réglementaires et contractuelles applicables dans le cadre de la présente convention de domiciliation.
À ce titre, le Client s’engage notamment à :

• Fournir à OfficePlus l’ensemble des documents et informations nécessaires à son identification et au respect des obligations légales du Prestataire, notamment les documents d’identité, statuts, registre UBO, justificatifs d’adresse et tout document complémentaire requis ;
• Utiliser l’adresse de domiciliation exclusivement dans le cadre d’activités légales et conformes à son objet social, et s’interdire toute utilisation abusive, frauduleuse ou contraire à la réglementation en vigueur ;
• Ne pas utiliser la dénomination, le nom commercial, le logo, l’image ou tout autre élément d’identification d’OfficePlus sans l’accord écrit préalable de celui-ci ;
• Informer OfficePlus, dans un délai maximum de quinze (15) jours, de toute
  modification relative à son siège social, son activité, sa forme juridique, ses dirigeants, ses associés ou son actionnariat ;
• Respecter les règles d’utilisation des locaux et infrastructures mis à disposition,  notamment en s’abstenant d’y introduire des produits dangereux, illicites ou susceptibles de porter atteinte à la sécurité des personnes ou des biens ;
• Garantir le paiement de toutes les sommes dues au titre du présent contrat. Le représentant légal signataire s’engage solidairement avec le Client au respect des obligations contractuelles et financières résultant de la présente convention.

Le Client s’interdit d’effectuer, sans l’accord écrit préalable d’OfficePlus, toute déclaration auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ou de toute autre administration ayant pour effet de présenter l’adresse d’OfficePlus comme un lieu d’exploitation effectif de son activité.
En particulier, le Client ne pourra pas enregistrer l’adresse d’OfficePlus comme unité d’établissement, siège d’exploitation, agence, succursale ou implantation économique sans avoir obtenu l’autorisation écrite préalable d’OfficePlus et conclu, le cas échéant, une convention spécifique définissant les conditions d’utilisation des infrastructures.
Le Client s’engage également à informer immédiatement OfficePlus de toute situation susceptible d’affecter l’exécution du présent contrat, notamment en cas de faillite, réorganisation judiciaire, liquidation, cessation d’activité ou toute autre procédure collective.
Dans une telle situation, OfficePlus pourra suspendre ou mettre fin aux prestations conformément aux dispositions légales et contractuelles applicables, tout en continuant à respecter ses obligations légales relatives à la réception, la conservation et la transmission du courrier ainsi qu’à sa collaboration avec les autorités compétentes, curateurs, huissiers de justice ou organismes officiels.
Le Client reste seul responsable des conséquences liées à sa situation juridique, administrative ou financière et garantit OfficePlus contre tout recours, réclamation, dommage ou responsabilité résultante directement ou indirectement de celle-ci.

Article 7 – Obligations du Domiciliataire

OfficePlus s’engage à :

- Fournir une adresse conforme à la réglementation ;

- Recevoir, traiter et conserver le courrier selon les modalités choisies ;

- Mettre à disposition les infrastructures convenues ;

-Assurer la confidentialité des informations du Client ;

- Collaborer avec les autorités en cas de demande offic

Article 8 – Prix, facturation et modalités de paiement

Le prix des services proposés par OfficePlus est fixé dans le contrat signé entre les parties ou dans toute offre commerciale acceptée par le Client. Le paiement est dû selon la périodicité convenue contractuellement, soit par trimestre, soit annuellement, et doit être effectué à l’avance avant le début de la période concernée.

Les tarifs convenus contractuellement sont soumis à une indexation annuelle. Cette indexation est appliquée conformément aux dispositions légales en vigueur en Belgique relatives à l’indexation des prix et se base sur l’indice officiellement publié compétent en la matière. L’ajustement ainsi obtenu est automatiquement applicable à partir de l’exercice annuel suivant, sans qu’une notification préalable ne soit requise, sauf disposition impérative contraire.

Toute inscription et tout paiements effectués sont définitifs. En cas de désistement ou d’annulation par le Client après signature du contrat et paiement, aucun remboursement des montants déjà versés ne sera effectué.

En cas de retard de paiement, nous enverrons au Client un premier rappel gratuit. Si le Client ne paie pas dans le délai de paiement indiqué dans le premier rappel, il sera redevable des frais supplémentaires appliqués conformément à nos conditions générales de vente : Intérêts de retard : au taux directeur majoré de 8 points de pourcentage ; Frais forfaitaires conventionnels d’indemnité : 20 euros si le solde dû est inférieur ou égal à 150 euros ; 30 euros majorés de 10 % du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01 euros et 500 euros, si le solde dû se situe entre 150,01 euros et 500 euro; 65 euros majorés de 5 % du montant dû sur la tranche supérieure à 500 euros, avec un maximum de 2 000 euros, si le solde dû est supérieur à 500 euros. Avec un maximum de 2.000 euros.

Les frais de mise en demeure pour chaque rappel supplémentaire s'élèvent à 7,50 euros, plus les frais de port applicables au moment de l'envoi.

Dans le cas où le paiement aurait été adressé entre- temps, le Client ne devra pas tenir compte des présents frais. Le paiement ne sera pas considéré comme tel s’il est fait après la date de l’accord à laquelle le paiement doit être fait.

OfficePlus peut exiger l’exécution des factures de frais comme mentionné ci-dessus, même si le retard de paiement du Client est indépendant de sa volonté. En cas de paiements tardifs et/ou de dommages, OfficePlus est en droit de recevoir, en vertu de la loi, une indemnisation du Client.

En cas de factures impayées à la date de résiliation du contrat, le contrat reste actif jusqu’à ce que l’ensemble des factures soient payées. Le dossier sera transmis automatiquement au bureau de recouvrement qui se chargera de récupérer les montants impayés.

Toute facture non payée à l’échéance entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable, la facturation d’une indemnité forfaitaire pour frais administratifs et de gestion du dossier, fixée comme suit : 20 EUR si le solde dû est inférieur ou égal à 150 EUR; 30 EUR, plus 10 % du montant dû entre 150,01 EUR et 500 EUR, si le solde dû est compris entre 150,01 EUR et 500 EUR ; 65 EUR, plus 5 % du montant dû pour la partie supérieure à 500 EUR, avec un maximum de 2 000 EUR, si le solde dû est supérieur à 500 EUR ;

Cette indemnité couvre les coûts internes liés au traitement comptable et administratif du dossier. Elle est due indépendamment des intérêts de retard et de toute indemnité complémentaire

Article 9 – Durée et résiliation

Le présent contrat est conclu pour une durée initiale d’un (1) an à compter de sa date de prise d’effet, sauf disposition contraire prévue dans les conditions particulières convenues entre les parties.

À l’issue de cette période initiale, le contrat sera renouvelé automatiquement par périodes successives d’un (1) an.

Chacune des Parties pourra résilier le contrat à l’issue de chaque période contractuelle annuelle, moyennant le respect d’un préavis de trois (3) mois civils précédant la date d’échéance annuelle.

La résiliation devra être notifiée par écrit à l’autre Partie par courrier recommandé avec accusé de réception. À défaut de notification dans le délai précité, le contrat sera automatiquement reconduit pour une nouvelle période contractuelle.

OfficePlus pourra résilier le contrat de plein droit, sans préavis ni indemnité, dans les cas suivants :

• cessation d’activité du Client ou d’OfficePlus ;
• défaut de paiement d’une seule facture à son échéance, après mise en demeure restée sans effet lorsque celle-ci est requise par la loi ;
• inexécution par le Client de l’une quelconque de ses obligations contractuelles ;
• comportement ou situation compromettant le bon fonctionnement de l’activité de domiciliation ou portant atteinte aux intérêts d’OfficePlus ;
• suspicion de fraude, de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

La résiliation interviendra alors aux torts exclusifs du Client, sans que celui-ci puisse prétendre à une quelconque indemnisation.

En cas de résiliation anticipée du contrat à l’initiative du Client, ou de résiliation prononcée par OfficePlus en raison d’un manquement contractuel du Client, notamment en cas de défaut de paiement, cessation d’activité, dissolution, liquidation, réorganisation judiciaire ou faillite du Client, l’ensemble des sommes dues au titre du contrat deviendra immédiatement exigible. Le Client restera notamment redevable des montants correspondant aux prestations contractuellement prévues jusqu’au terme initial du contrat ou jusqu’à la fin de la période contractuelle en cours, selon le cas.

Cette exigibilité anticipée constitue une indemnisation destinée à couvrir le préjudice subi par OfficePlus du fait de l’interruption prématurée du contrat et de la perte des revenus contractuellement convenus.

Cette disposition s’applique sans préjudice du droit d’OfficePlus de réclamer :

• les factures échues et demeurées impayées ;
• les frais de recouvrement ;
• les intérêts de retard ;
• ainsi que toute indemnité ou réparation complémentaire prévue au contrat ou autorisée par la législation applicable.

Les sommes déjà versées par le Client restent acquises à OfficePlus, sauf disposition légale impérative contraire.

Article 10 – Interdiction de cession

Le contrat ne peut être cédé, transféré ou sous-traité, à titre gratuit ou onéreux, sans l’accord écrit d’OfficePlus.

Article 11 – Responsabilité

OfficePlus ne peut être tenue responsable des dommages ou interruptions liés à des tiers, aux infrastructures ou à des événements indépendants de sa volonté. Elle n’est pas responsable des conséquences légales ou fiscales de l’activité du Domicilié.

Article 12 – Contrôles et obligations légales

Le Domicilié reconnaît que le Prestataire est tenu, en vertu de la loi anti-blanchiment, de vérifier son identité et celle de ses UBO. En cas de non-coopération, le contrat sera résilié aux torts exclusifs du Domicilié.

Article 13 – Confidentialité et RGPD

Dans le cadre de l’exécution du présent contrat, OfficePlus est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel concernant le Client, ses représentants, ses dirigeants, ses bénéficiaires effectifs (UBO) et, le cas échéant, toute autre personne concernée.

Ces traitements sont réalisés aux fins de :

• l’exécution du contrat de domiciliation et des services associés ;
• la gestion administrative, comptable et commerciale de la relation contractuelle ;
• le respect des obligations légales et réglementaires applicables, notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme;
• la gestion des accès aux services et infrastructures proposés par OfficePlus.

Les données sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi qu’à toute législation belge applicable en matière de protection des données.

OfficePlus met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à assurer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données traitées.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat et au respect des obligations légales applicables. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l’impose ou lorsqu’elles sont nécessaires à la défense des droits et intérêts légitimes d’OfficePlus.

Le Client dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité de ses données dans les conditions prévues par la réglementation applicable. Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée à OfficePlus par écrit.

Le Client dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données compétente en Belgique s’il estime que le traitement de ses données personnelles est effectué en violation de la réglementation applicable.

Lorsque certains services nécessitent l’intervention de sous-traitants techniques ou informatiques, OfficePlus veille à ce que ceux-ci présentent les garanties appropriées en matière de protection des données personnelles.

Article 14 – Force majeure

OfficePlus ne peut être tenue responsable d’une inexécution due à un cas de force majeure (incendie, grève, pandémie, panne, décision administrative, etc.).

Article 15 – Mentions officielles et fin de contrat

À la fin du contrat, le Domicilié s’engage à supprimer toute mention d’OfficePlus de ses documents et supports. À défaut, OfficePlus pourra notifier les autorités (BCE, Moniteur, Parquet).

Article 16 – Communication et notifications

Toute communication entre les Parties se fait par email ou courrier recommandé. Les notifications sont réputées reçues trois jours après l’envoi postal ou le jour même pour l’email avec accusé de lecture.

Article 17 – Nullité partielle

Si une clause est jugée nulle, le reste du contrat demeure applicable. Les Parties s’engagent à remplacer la clause concernée par une disposition équivalente et licite.

Article 18 – Droit applicable et juridiction compétente

Le contrat est soumis au droit belge. Tout litige relève des tribunaux francophones de Bruxelles, sauf disposition impérative contraire. En cas de divergence entre versions linguistiques, la version française prévaut.

Article 19 – Dispositions finales

Le Domicilié reconnaît avoir lu, compris et accepté les présentes Conditions Générales sans réserve. Les CGD sont disponibles sur demande en format papier ou électronique.