Conditions Générales De
Vente et de Service

Préambule

De onderhavige algemene voorwaarden (hierna "Algemene Voorwaarden" of "AV") regelen de contractuele relatie tussen:

OfficePlus SRL, een domiciliëringsbedrijf erkend door de FOD Economie, met zetel gevestigd te [adresse complète], ingeschreven in de KBO onder het nummer [1004.519.924] (hierna de "Dienstverlener" of "Domiciliëringsverlener")

EN

Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon (hierna "Klant", "Gedemidiliëerde" of "Aangeslotene") die een contract voor domiciliëring en/of de door OfficePlus aangeboden diensten heeft onderschreven.

De Dienstverlener en de Gedomiciliëerde worden hierna gezamenlijk aangeduid als de "Partijen".

Elke domiciliëring of dienstverlening houdt de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van de onderhavige AV in, die een onlosmakelijk geheel vormen met het tussen de Partijen ondertekende dienstencontract.

Artikel 1 – Voorwerp en toepassingsgebied

De onderhavige Algemene Voorwaarden leggen het juridische kader vast voor de domiciliëring van de maatschappelijke zetel van de Gedomiciliëerde bij OfficePlus, evenals voor de geleverde havendiensten: postbeheer, toegang tot coworkingruimtes, terbeschikkingstelling van vergaderzalen, commerciële domiciliëring en aanvullende diensten. Deze prestaties vormen geen handelshuur, noch een huur voor beroepsmatig gebruik, maar een terbeschikkingstelling van diensten, in overeenstemming met de geldende Belgische wetgeving.

Artikel 2 – Definities

Domiciliëringsverlener (of Dienstverlener): OfficePlus SRL, erkend domiciliëringsbedrijf.
Gedomiciliëerde (of Klant): natuurlijke persoon of rechtspersoon die geniet van de diensten van OfficePlus.
Domiciliëringsadres: wettelijk adres van de maatschappelijke zetel of het bijkantoor.
Aanvullende diensten: optionele diensten (coworking, zalen, doorsturen van post, enz.).
UBO (Ultimate Beneficial Owner): de uiteindelijke begunstigde(n) van de Klant.

Artikel 3 – Wettelijk kader en erkenning

OfficePlus handelt met naleving van het Koninklijk Besluit van 12 juni 2017 en de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en het financieren van terrorisme. De Dienstverlener is houder van een officiële erkenning afgeleverd door de FOD Economie (nr. [xxxxxx]). De Dienstverlener is verplicht over te gaan tot de identificatie en verificatie van de klanten en hun UBO's. In geval van vermoeden van illegale activiteiten behoudt OfficePlus zich het recht voor om de overeenkomst onmiddellijk op te zeggen en de bevoegde autoriteiten hiervan op de hoogte te stellen. OfficePlus handelt met naleving van het Koninklijk Besluit van 12 juni 2017 en de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en het financieren van terrorisme. De Dienstverlener is houder van een officiële erkenning afgeleverd door de FOD Economie (nr. [xxxxxx]). De Dienstverlener is verplicht over te gaan tot de identificatie en verificatie van de klanten en hun UBO's. In geval van vermoeden van illegale activiteiten behoudt OfficePlus zich het recht voor om de overeenkomst onmiddellijk op te zeggen en de bevoegde autoriteiten hiervan op de hoogte te stellen.

Artikel 4 – Aangeboden diensten

Het contract stelt de Gedomiciliëerde in staat om met name te genieten van:
- een wettelijk adres voor zijn maatschappelijke zetel;
- de ontvangst, digitalisering en het doorsturen van post;
- toegang tot de coworking en de gemeenschappelijke ruimtes;
- een punctuele terbeschikkingstelling van vergaderzalen;
- een ICT-infrastructuur (wifi, printers, enz.);
- de schoonmaak en het onderhoud van de ruimtes;
- onthaalpersoneel en administratieve ondersteuning.

Deze prestaties zijn strikt beperkt tot administratief en niet-exclusief gebruik. Het onderhavige contract vormt in geen geval een verhuur van kantoren in de zin van het vastgoedrecht.

Artikel 5 – Aanvullende diensten

Bijkomende diensten kunnen worden aangeboden: verhuur van privéruimtes, telefoonpermanentie, administratieve assistentie, secundaire domiciliëring, enz. Deze diensten worden afzonderlijk gefactureerd volgens de tarieven die gelden op het moment van de aanvraag.

Artikel 6 – Verplichtingen van de Gedomiciliëerde

De Gedomiciliëerde verbindt zich ertoe om:
- Alle vereiste identificatiedocumenten te verstrekken (identiteitskaart, statuten, UBO-register, bewijs van adres, enz.).
- Het domiciliëringsadres uitsluitend voor legale activiteiten te gebruiken.
- De naam OfficePlus of het imago van de Dienstverlener niet te gebruiken zonder schriftelijke toestemming.
- OfficePlus binnen de 15 dagen op de hoogte te stellen van elke wijziging van adres, activiteit, bestuurders of aandeelhouderschap.
- De regels voor een goed gebruik van de lokalen te respecteren (verbod op het binnenbrengen van gevaarlijke producten, het beschadigen van de locaties, enz.).
- Zich te onthouden van het aanwerven van personeel van OfficePlus tijdens het contract en tot 12 maanden na het einde ervan.
- De wettelijke vertegenwoordiger stelt zich hoofdelijk garant voor de betaling en de naleving van de verplichtingen.

Artikel 7 – Verplichtingen van de Domiciliëringsverlener

OfficePlus verbindt zich ertoe om:
- Een adres te verstrekken dat conform de regelgeving is;
- De post te ontvangen, verwerken en bewaren volgens de gekozen modaliteiten;
- De overeengekomen infrastructuren ter beschikking te stellen;
- De vertrouwelijkheid van de informatie van de Klant te waarborgen;
- Samen te werken met de autoriteiten in geval van een officieel verzoek.

Artikel 8 – Prijs, facturatie en betalingsmodaliteiten

De prijs van de dienst wordt vastgelegd in het ondertekende contract. Betaling is per kwartaal of jaarlijks vooraf verschuldigd, vóór toegang tot de faciliteiten. De prijs van de dienst wordt vastgelegd in het contract dat tussen de partijen is ondertekend. De betaling is volledig verschuldigd volgens de in het contract gespecificeerde modaliteiten, vóór toegang tot de faciliteiten. In geval van een tariefwijziging wordt de Klant een maand vooraf schriftelijk op de hoogte gesteld.

Elke inschrijving en alle uitgevoerde betalingen zijn definitief. In geval van intrekking of annulering door de Klant na ondertekening van het contract en betaling, wordt er geen terugbetaling van reeds betaalde bedragen uitgevoerd of financiële compensatie toegekend, zelfs niet gedeeltelijk.

Elke factuur die op de vervaldag niet is betaald, geeft van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling aanleiding tot het aanrekenen van een forfaitaire vergoeding voor administratiekosten en dossierbeheer, als volgt vastgesteld: 20 EUR als het verschuldigde saldo kleiner is dan of gelijk is aan 150 EUR; 30 EUR, plus 10% van het verschuldigde bedrag tussen 150,01 EUR and 500 EUR, als het verschuldigde saldo tussen 150,01 EUR en 500 EUR ligt; 65 EUR, plus 5% van het verschuldigde bedrag voor het deel boven 500 EUR, met een maximum van 2.000 EUR, als het verschuldigde saldo hoger is dan 500 EUR;

Deze vergoeding dekt de interne kosten die verbonden zijn aan de boekhoudkundige and administratieve verwerking van het dossier. Zij is verschuldigd onafhankelijk van de nalatigheidsintresten en eventuele aanvullende schadevergoedingen.

In geval van laattijdige betaling sturen wij de begunstigde een eerste gratis herinnering. Als de begunstigde niet betaalt binnen de betalingstermijn vermeld in de eerste herinnering, is hij extra kosten verschuldigd die worden toegepast in overeenstemming met onze algemene verkoopvoorwaarden:

• Nalatigheidsintresten: tegen de referentie-intrestvoet vermeerderd met 8 procentpunten:
• Forfaitaire contractuele vergoedingen: 20 euro als het verschuldigde saldo kleiner is dan of gelijk is aan 150 euro; 30 euro vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 euro en 500 euro, als het verschuldigde saldo zich tussen 150,01 euro en 500 euro bevindt; 65 euro vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf hoger dan 500 euro, met een maximum van 2.000 euro, als het verschuldigde saldo hoger is dan 500 euro. Met een maximum van 2.000 euro

De kosten voor een ingebrekestelling voor elke extra herinnering bedragen 7,50 euro, plus de verzendkosten die gelden op het moment van verzending.

Sancties: een forfaitaire verhoging van 15% op de verschuldigde bedragen, wettelijke intresten en herinneringskosten. In geval van niet-betaling behoudt OfficePlus zich het recht voor om de diensten zonder voorafgaande kennisgeving op te schorten.

Artikel 9 – Duur en beëindiging

Het contract wordt gesloten voor een duur van één jaar, automatisch hernieuwbaar voor opeenvolgende periodes van één jaar. Elk van de partijen kan het contract opzeggen met een opzegtermijn van drie kalendermaanden voorafgaand aan de jaarlijkse vervaldatum. De opzegging moet per e-mail worden meegedeeld aan het adres info@office-plus.be of per aangetekende brief. In geval van niet-betaling, faillissement, vereffening of ernstige tekortkoming aan de contractuele verplichtingen, kan de opzegging onmiddellijk en zonder schadevergoeding geschieden. De reeds betaalde bedragen blijven verworven door OfficePlus.

Het contract wordt van kracht zodra het door de klant is ondertekend, ongeacht of hij in eigen naam handelt of in naam van een vennootschap in oprichting, onafhankelijk van de registratie van de vennootschap of het verkrijgen van de administratieve machtigingen die nodig zijn voor de uitoefening van haar activiteit. Het domiciliëringsbedrijf is in geen geval verantwoordelijk voor het mislukken van de registratie, de weigering van een administratieve machtiging of enig ander wettelijk obstakel dat de klant verhindert zijn activiteit uit te oefenen. Bijgevolg vormt het niet uitvoeren van deze formaliteiten door de klant geen grond voor automatische ontbinding van het contract en geeft het geen aanleiding tot enige terugbetaling van bedragen die eventueel verschuldigd of gefactureerd zijn, evenals bedragen die verschuldigd zullen zijn gedurende de gehele duur van het contract.

De klant garandeert kennis te hebben genomen van deze verplichtingen en verbindt zich ertoe de regelgeving te respecteren die van toepassing is op zijn activiteit. In geval van ondertekening voor rekening van een vennootschap in oprichting, verklaart de klant voor eigen rekening te handelen en verbindt hij zich ertoe de verschuldigde bedragen te betalen, zelfs als de vennootschap uiteindelijk niet wordt opgericht of haar activiteit niet kan uitoefenen.

Artikel 10 – Verbod op overdracht

Het contract mag niet worden afgestaan, overgedragen of uitbesteed, om niet of onder bezwarende titel, zonder de schriftelijke toestemming van OfficePlus.

Artikel 11 – Aansprakelijkheid

OfficePlus kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of onderbrekingen die verband houden met derden, infrastructuren of gebeurtenissen onafhankelijk van haar wil. Zij is niet verantwoordelijk voor de juridische of fiscale gevolgen van de activiteit van de Gedomiciliëerde.

Artikel 12 – Controles en wettelijke verplichtingen

De Gedomiciliëerde erkent dat de Dienstverlener krachtens de anti-witwaswetgeving verplicht is om zijn identiteit en die van zijn UBO's te verifiëren. In geval van niet-coöperatie zal het contract onmiddellijk worden ontbonden ten exclusieve nadele van de Gedomiciliëerde.

Artikel 13 – Vertrouwelijkheid en AVG (GDPR)

OfficePlus garandeert de vertrouwelijkheid van de verzamelde persoonsgegevens. De gegevens worden uitsluitend bewaard in het kader van het contract and de wettelijke verplichtingen. De Gedomiciliëerde beschikt over de rechten van toegang, rectificatie en wissing, in overeenstemming met de AVG (GDPR).

Artikel 14 – Overmacht

OfficePlus kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een niet-nakoming die te wijten is aan een geval van overmacht (brand, staking, pandemie, storing, administratieve beslissing, enz.).

Artikel 15 – Officiële vermeldingen en einde van het contract

Aan het einde van het contract verbindt de Gedomiciliëerde zich ertoe elke vermelding van OfficePlus van zijn documenten and dragers te verwijderen. Bij gebreke hiervan kan OfficePlus de autoriteiten (KBO, Staatsblad, Parket) op de hoogte stellen.

Artikel 16 – Communicatie en kennisgevingen

Alle communicatie tussen de Partijen verloopt via e-mail of aangetekende brief. Kennisgevingen worden geacht te zijn ontvangen drie dagen na de postverzending of op dezelfde dag voor e-mail met leesbevestiging.

Artikel 17 – Gedeeltelijke nietigheid

Indien een clausule nietig wordt verklaard, blijft de rest van het contract van toepassing. De Partijen verbinden zich ertoe de betrokken clausule te vervangen door een gelijkwaardige en rechtmatige bepaling.

Artikel 18 – Toepasselijk recht en bevoegde jurisdictie

Het contract is onderworpen aan het Belgische recht. Elk geschil valt onder de bevoegdheid van de Franstalige rechtbanken van Brussel, tenzij een dwingende bepaling anders voorschrijft. In geval van divergentie tussen taalversies, prevaleert de Franse versie.

Artikel 19 – Slotbepalingen

De Gedomiciliëerde erkent de onderhavige Algemene Voorwaarden gelezen, begrepen and zonder voorbehoud geaccepteerd te hebben. De AV zijn op aanvraag beschikbaar in papieren of elektronische vorm.